方案简介

按照公司“推进信息化八项工程 , 构建公平和谐信息社会”的战略思路 , 我公司积极推进标准化产品和信息化建设需求相结合，为行业客户提供信息化解决方案。排座管理系统是应政府客户的强烈需求，在MAS机产品上订制开发的政府排座应用系统，目前该系统在梅州政府机关实现了广泛应用，取得了良好的效果和经济效率。

1、项目背景

各企业、事业等单位、各行业企业常常召开各种类型会议，会务组织人员需要花费大量精力进行会议日程设计、参会成员分组、客房分配、座位安排、餐桌分配等繁杂的会务准备工作，同时，对于会议过程的各类信息也缺乏一个有效的途径发布落实到各参会成员，会议结束后又要花大量人力、物力、时间去整理会务资料，为了减轻会务组织方的工作量，提高组织方的会务组织效率，经若雅公司与中国移动共同调研，开发了“排座管理系统”产品。

2、项目简介及应用范围

排座管理系统是运用现代化的信息网络、计算机通讯技术及管理手段对整个会议过程提供服务与管理的系统。排座管理系统提供会议安排、座位安排、会议过程记录及管理、查询统计等应用，提高了会议管理的服务质量。扩展了移动公司短信、彩信等方面的应用，提高了客户服务水平。通过排座管理系统，会议组织者可程式化组织会议、电子化管理会议，并能把会议相关事项方便、有效、实时、快捷地传递给每一位参会者，极大降低会议组织工作与压力，提高会议组织效率。

排座管理系统在政府机关、企事业单位有着广泛的应用前景，结合排座算法、短信通知、短信确认等功能为一体，有效的解决了各单位在排座中遇到的各种问题，提高了机关单位的会议效率。

3、项目功能介绍

1)会议管理

允许会议组织方创建，管理，删除会议。会议创建：会议基本信息录入，包括会议主题、大会主持、会议流程设置、会议大概内容管理、会议成员管理等。会议基本信息包括：会议名称，会议类型，会议开始、结束时间，会议举行地点，会议联系人，会议内容简述。会议管理员可以通过多种方式对会议成员进行管理。支持手工逐一录入会议成员，支持文件导入方式，目前支持txt、Excel格式，支持从企业通讯录、客户通讯录、个人通讯录中选择会议成员。支持对企业会议中的会议成员进行分组管理，支持固定群组和临时群组，可以增加、删除、修改、查询会员分组信息。会议管理者可以向会议成员分配相应的角色，例如：会议管理员、会议成员等。支持与会者下载会议成员资料。

2)会议安排

会议日程安排管理、会议住宿安排管理、座位安排管理、会议餐饮安排管理、会议车程安排管理、会议提醒信息发布、会议资料发布、会议邀请函发送，其中邀请函可以通过短信与彩信方式发送，采用彩信方式可以提供二维条形码方式，与会者前来参加会议时，在会议厅门前安装扫描仪，与会者只要把接收到的彩信（包括二维条形码）进行扫描，与会者相关资料就可以自动记录下来并传到会议组办方的数据库。在座位安排方面，根据与会人员的部门情况、职位高低、年龄特征等进行座位安排，把特殊部门、职位高、年龄大的与会人员安排到合适的位置。

3)会议互动

在会议进行中，对于会议要表决的议题进行投票，会务系统会收集投票结果，会议通根据投票结果进行分析统计，快速的统计出投票结果，并且可以统计出各个选项的投票人数，各个选项的投票所占百分比等，采用排座管理进行投票管理避免传统人工计票所带来的计票时间长、效率低、错误率高等问题。

4)会议资料整理

会议结束后，组织方需要整理大批与会议有关的会议资料，传统的方式是手工输入，采用电脑方式进行分析与统计，须然办公上比手工处理更为简单与先进，但资料的录入以及没有一个统一有效的的统计方式与格式往往让组办方面对会议结束后的大批资料无所适从。排座管理系统经过若雅与中国移动的调研，对会议资料进行分析而设计出一套规范的格式与方法，让会议组办方在会议结束后快速的处理会议资料，大大提高会议资料整理效率，让会议组织方体会到前所没有的乐趣。

4、解决方案具有几大亮点

1)图形化界面

界面显示整个会馆的座位平面图。未排座位、预留座位、已经排位的座位、单位划分区域的座位以不同的颜色块在平面图上的座位做不同的显示。

操作员可以根据预留座位、未排座位、单位划分区域排位来手动的平面图上圈定排定未被确认位置或已经确认位置的参会人员或单位。

2)人工智能与手动排位相结合

我们在对系统的设计上考虑了人工智能与手动排位两种并存的操作方式。根据自动与手动的排位方式应将区域进行分类，预留区域与单位划分预留区域从中间向左右扩散排位或自左向右自动排位。手动排座是指对预留的座位，操作员根据选取的参会人员与座位来进行排位。划分单位的座位区域，根据划分某个座位块与某个单位来匹配进行排位，并可在该单位和座位块中再根据具体人来进行更细分的排位。

3)基础数据管理

支持基础数据的管理，其中基础数据包括：会议的基本信息录入(名称、时间、地点)、召开会议的会馆信息、参加会议的单位、从信息交换系统导出的各单位的报名数据（单位名称、人数、姓名）、通过电话、书面报名的参会人员、人数的录入等基础数据的统一管理。

4)实时统计信息

在程序运行期间，对应的某个会议排位时，系统实时的统计报名单位、未报名单位、报名人数、未报名人数、总报名人数、座位数、已经排位的座位数、已经打印的会议票等信息。

5)座位信息的短信发送

设置与会人员的联系手机，进行统一发送，短信内容可以进行编辑。

5、应用优势

1)将会务排座系统嵌入企业信息机：通过企业信息机构架集团客户业务承载平台，为捆绑集团客户、扩展集团业务做打好基础。

2)动排座：通过文件传输系统发布会议通知，收集参会人员名单后，系统根据参会者级别等信息，按照事先设计好的座位图，自动将参会者排入相应座位，也可根据需要进行手动调整，并可打印出会议座位图。

3)座位通知、会议提醒：根据排位结果，系统向参会者发送座位通知短信，内容可以包括会议主题、会议时间、会议地点、座位号等，并可在会议开始前发送提醒短信给参会者。


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